Giao nhận việc sao cho hiệu quả và chuyên nghiệp

Chào mọi người, lại là Thành Max dễeeeee đâyyyyyyyy <3 

Thấu hiểu khó khăn anh chị em khi làm việc trong môi trường số, Thành Max chia sẻ với mọi người những bí quyết để anh chị và các bạn, thảnh thơi về đích, với phương châm “ nỗ lực ít nhất, hiệu quả cao nhất” 

Những lỗi hay gặp khi giao việc khiến cho người nhận và người giao “ giận tím tái” khi đến deadline rồi mà việc vẫn đấy. 

1. Giao việc không ai hay biết: quên việc, không nhận đủ yêu cầu và thời gian hoàn thành. 
2. Giao việc nghe “giận” dễ sợ: không chủ ngữ, vị ngữ, không đầu, không đuôi… 
3. Không kết nối, trao đổi: Quăng cục lơ, làm tới đâu hay tới đó, vì sếp cũng có hỏi đâu. 

Tại ải, tại ai, tại bitrix hay lỗi của đôi ta? 

Có thể nói rằng nhiều nhà lãnh đạo đang gặp khó khăn khi giao việc và truyền đạt các thông tin mình đang muốn hướng tới để nhân viên thực hiện hoàn thành và đúng ý tưởng. Đồng thời nếu giao việc sai cách cũng có thể làm các nhân viên không thấy thoải mái cũng như không thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn.

Một số CEO giao việc cho nhân viên của mình một cách rất đại khái kiểu như: em làm cho anh việc này, em làm cho anh việc kia…nhưng sau đó nhân viên báo cáo lại kết quả làm việc thì các anh chị lại không hài lòng với điều này, và cảm thấy dường như nhân viên không hiểu các ý tưởng của mình.

Vậy để trở việc giao việc đạt được hiệu quả và thể hiện tinh thần chuyên nghiệp của lãnh đạo hơn bạn cần lưu ý 2 yếu tố sau:

Làm thế nào để nhân viên hiểu và làm đúng các công việc mình được giao?

a) Cần những thông tin gì trong một bản tác vụ giao việc

Trước tiên, cần đi vào các vấn đề các nhà lãnh đạo thường gặp:

1. Khi chúng ta giao việc cho nhân viên của mình thì họ không hiểu việc.

2. Nhân viên không hiểu phương pháp làm.

3. Nhân viên không hiểu được kết quả cần phải đạt được.

Do đó, khi giao việc bạn phải đảm bảo được 03 điều:

1. Nhân viên hiểu việc
2. Nhân viên hiểu phương pháp làm.
3. Nhân viên hiểu được kết quả cần phải đạt được như thế nào.

Vì thế để đảm bảo 3 tiêu chí trên. Bạn cần chuẩn bị kỹ thuật của phương pháp này là trước khi giao việc cho nhân viên anh chị cần đặt ra:

Kết quả cho nhân viên cần đạt được là gì?
Định làm nó như thế nào?
và bao nhiêu lâu thì hoàn thành?

Sau đó bạn cần viết thật chi tiết các nội dung của mình cần thông tin tới nhân viên trên Bitrix. hoặc trình bày lại công việc bạn vừa giao. Điều này sẽ giúp công việc của chúng ta thuận lợi và trôi chảy hơn.

Nên nhớ giao việc cần theo sát để công việc được phát triển chứ không chỉ note thông tin tới nhân viên.

Tips: Nhận được việc, hãy comment hoặc inbox đã nhận việc để cấp trên yên tâm bạn nhé. Mang tiền về cho sếp, đừng mang muộn phiền về cho sếp

b) Xây dựng văn hóa cam kết tiến độ công việc

Trong quá trình làm việc thì tiến độ công việc cực kỳ quan trọng. Bởi vì nếu tiến độ công việc chậm thì sẽ ảnh hưởng chậm đến đối tác. Bên cạnh đó nếu có bất ngờ xảy ra thì chúng ta không được cảnh báo điều này nên chúng ta sẽ không có phương án xử lý và điều này còn nguy hiểm hơn.

Do đó, trong văn hóa tiến độ công việc chúng ta cần làm hết sức chặt chẽ điều này. Cụ thể: khi cấp trên giao việc cho cấp dưới, hai bên thống nhất về việc hoàn thành tiến độ công việc, yêu cầu cấp dưới phải tập trung và cam kết tiến độ công việc của mình. Nhưng trong công việc đó có những việc mà bất khả kháng xảy ra, yêu cầu cấp dưới phải liên hệ ngay lập tức, ngay lúc xảy ra vấn đề. Và cấp dưới phải có nhiệm vụ đề ra giải pháp để hoàn thành công việc đó hoặc là lùi thời hạn công việc lại. Các công việc này đều thể có dễ dàng thực hiện trên bitrix.

Do vậy, khi chúng ta yêu cầu việc này thì chúng ta phải đảm bảo 03 điều:

1. Khi có vấn đề phát sinh xảy ra yêu cầu cấp dưới phản hồi ngay lập tức.

2. Khi có vấn đề phát sinh xảy ra yêu cầu cấp dưới đưa ra giải pháp

3. Khi có vấn đề phát sinh xảy ra cấp dưới có thể đề nghị lùi thời gian hoàn thành lại.

Còn tất cả các lý do sau khi cái deadline hoàn thành thì không được chấp nhận, chỉ được chấp nhận khi trước thời hạn công việc được đặt ra.

Làm thế nào để nhân viên thoải mái khi nhận việc?

a) Chú ý điều chỉnh tông giọng phù hợp

Vui lòng nộp báo cáo trước 5 giờ hôm nay.

Hãy nộp báo cáo trước 5 giờ hôm nay!!

Bạn có thể thấy rằng mỗi câu trên đây có một giọng điệu khác nhau. Nếu câu đầu tiên thể hiện sự trung lập thì câu thứ hai cho thấy sự khó chịu và không thân thiện. Vì vậy, hãy cân nhắc cách người nhận có thể cảm nhận được từ câu chữ của bạn, thậm chí là cả dấu câu. Điều này sẽ giúp văn hóa giao tiếp qua email ngày càng trở nên hiệu quả hơn.

Khi giao việc và thông tin qua Bitrix, thông tin không đi kèm với biểu hiện khuôn mặt của bạn nên nhân viên phải diễn giải. Vì vậy, hãy đảm bảo những gì bạn đang truyền đạt không khiếm nhã hoặc thô lỗ – yếu tố không thể thiếu trong văn hóa giao tiếp. Nếu có bất kỳ nghi ngờ nào về cách diễn đạt hãy cân nhắc trước khi gửi. Hãy đến gặp nhân viên của bạn và thảo luận trực tiếp về vấn đề đó hoặc ít nhất là gọi cho họ.

b) Rõ ràng và đơn giản trong phong cách

Khác với một bài báo học thuật hoặc báo cáo cho cổ đông, viết task giao việc cho nhân viên có nghĩa là bạn đang trao đổi và bạn nên có mối quan hệ cá nhân với họ. Hãy viết như bạn đang viết cho một người bạn. Hãy bình thường nhất có thể và sử dụng các từ vựng đơn giản. Không ai muốn phải mất thời gian để suy đoán ý nghĩa của các từ ngữ hoặc thuật ngữ khó hiểu.

c) Chi tiết – Chi tiết hơn nữa – thật chi tiết

Hãy viết task với tâm thế của một nhân viên chưa nắm rõ các thông tin. Đừng quá trông mong vào việc người nhận task có thể hiểu hết các ý thông tin của bạn. Vì thế hãy viết mô tả thật chi tiết để đảm bảo bước đầu người nhận việc có thể nắm bắt các thông tin bạn muốn truyền đạt.

Đừng viết mơ hồ hoặc không rõ ý.

d) Quan tâm và chuyên nghiệp với nhân viên nhận task

Hãy thể hiện sự quan tâm và chuyên nghiệp qua các lời chào, hỏi han nhân viên ngay trong task giao việc để giảm bớt không khí căng thẳng trong công việc. Giúp xây dựng và phát triển hình ảnh cá nhân của bạn trong một tổ chức.

Tips: Sau khi tạo task, thì inbox ngay để dám chắc rằng: người nhận việc biết việc gì và khi nào hoàn thành. 

Việc giao việc qua Bitrix cũng cần có nhiều kỹ năng. Do vậy, để giao việc thành công, bạn cần thật sự đầu tư suy nghĩ viết các văn bản giao việc để thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp bạn xây dựng hình ảnh cá nhân.